APAKAH yang terlintas dipikiran kita ketika melihat tumpukan berkas di kantor? Hanya sampah kertas? sebuah dokumen penting? atau sekedar bukti kinerja seorang pagawai ? Bahkan orang awan pernah bersenda gurau “dikilo aja, bu” tanpa ada kepedulian apakah tumpukan berkas ini perlu di arsipkan atau tidak. Merupakan sebuah pekerjaan yang tidak menyenangkan ketika harus memilah, menyortir, menyusun tumpukan berkas “arsip kacau” hingga tertata rapi dan disimpan ditempat yang layak. Sederhananya arsip adalah sebuah produk kantor, setiap aktivitas organisasi selalu menyisakan berkas yang sering dipandang sebelah mata, berkas berupa catatan-catatan, bahan-bahan tertulis, piagam maupun akta, surat-surat, keputusan keputusan, daftar-daftar, dokumen-dokumen, dan apapun itu dalam bentuk naskah.
Tata kelola arsip di Perguruan Tinggi khususnya Universitas Siliwangi sebagai perguruan tinggi negeri tidak terlepas dari dinamika kelembagaan yang kompleks. Berawal dari sejak berdirinya Universitas Siliwangi tahun 1976 hingga proses “penegrian” Universitas Siliwangi tahun 2014 tentunya tata Kelola Arsip mengalami berbagai perubahan struktur. Dimana, arsip yang tercipta di Universitas Siliwangi merupakan arsip yang berkaitan dengan sejarah, kegiatan, serta dokumentasi Universitas. Kampus Universitas Siliwangi sebagai PTN BLU di lingkungan Kementerian
Pendidikan Tinggi, Sains, dan Teknologi (Kemendiktisaintek) merupakan lembaga pendidikan tinggi yang dalam pelaksanaan tugas dan fungsinya menghasilkan berbagai jenis arsip. Hal tersebut tentunya membuat Universitas Siliwangi memiliki berbagai macam jenis dokumentasi arsip yang jumlahnya sangat tinggi. Terdapat berbagai arsip yang tercipta dari kegiatan administrasi, pendidikan, penelitian, pengabdian kepada masyarakat, kepegawaian, keuangan, kemahasiswaan, serta berbagai kegiatan kelembagaan lainnya.
Seiring dengan meningkatnya kompleksitas kegiatan organisasi, jumlah volume arsip yang dihasilkan juga terus bertambah namun keterbatasan penyimpanan dan ruangan kearsipan (record center) yang belum memadai. Dalam kondisi ini, sudah sewajarnya dilaksanakan penyusutan arsip dan penyelamatan arsip. Dengan adanya penyusutan arsip diharapkan dapat meningkatkan efisiensi dan pengelolaan kearsipan yang berkelanjutan. Penyusutan arsip melalui melalui tiga tahapan yaitu pemindahan, pemusnahan, dan penyerahan. Metode penyusutan arsip yang pertama dengan memindahkan arsip inaktif dari unit pengolah ke record center, yang kedua selanjutnya melakukan pemusnahan arsip yang sudah memiliki masa diatas 10 tahun, yang ketiga penyerahan arsip statis untuk penyelamatan arsip yang masih bernilai guna. Di Universitas Siliwangi sudah ada SK Rektor No. 2803 Tahun 2023 tentang Klasifikasi, Jadwal Retensi Arsip (JRA) dan Sistem Klasifikasi Keamanan dan Akses Arsip Dinamis (SKKAAD) sebagai acuan dalam proses pengelolaan dan penyimpanan arsip namun belum terdapat peraturan rektor yang mengorganisir tentang penyelanggaran kearsipan di lingkungan Universitas Siliwangi. Keberadaan dari Jadwal Retensi Arsip (JRA) ini sangat diperlukan sebagai pedoman dalam penentuan masa simpan arsip dan dasar utama sebagai pijakan dalam melaksanakan penyusutan arsip. Jadwal Retensi Arsip (JRA) perguruan tinggi yang telah ditetapkan oleh pimpinan perguruan tinggi negeri harus mendapat persetujuan terlabih dahulu dari Kepala ANRI. Oleh karena itu sebaiknya perlu dilakukan pengecekan terhadap JRA yang berlaku di Universitas Siliwangi, apakah telah memperoleh persetujuan Kepala ANRI. Hal ini penting karena JRA menjadi dasar utama dalam menentukan apakah suatu arsip dapat diusulkan untuk dimusnahkan. Menurut Peraturan ANRI mengenai penyusutan arsip di Perguruan Tinggi Negeri (PTN) Badan Layanan Umum (BLU) berpedoman pada Peraturan Kepala ANRI No. 37 Tahun 2016 tentang Pedoman Penyusutan Arsip serta Peraturan Kepala ANRI No. 24 Tahun 2011 tentang Pedoman Penyelenggaraan Kearsipan di Lingkungan Perguruan Tinggi.
Merujuk pada efisiensi dan efektivitas tata kelola kearsipan, penyusutan arsip di lingkungan Universitas Siliwangi belum pernah dilaksanakan, kegiatan pemusnahan arsip itu sendiri terkendala oleh keterbatasan pemahaman terhadap JRA dan sumber daya manusia sebagai pengolah arsip masih memiliki “keragu-raguan” untuk memusnahkan arsip berkaitan dengan dasar utama yang menjadi pijakan penyelenggaraan kearsipan serta peraturan kearsipan khususnya disetiap unit kerja. Arsip yang sudah tidak memiliki nilai guna sering kali tetap disimpan karena kekhawatiran akan kehilangan informasi atau belum adanya pemahaman mengenai prosedur penyusutan arsip. Akibatnya, terjadi penumpukan arsip dan meningkatnya beban penyimpanan. Penyusutan arsip yang merupakan kegiatan pengurangan jumlah arsip dengan dengan cara pemindahan arsip inaktif dari unit pengolah ke unit kearsipan, pemusnahan arsip yang tidak memiliki nilai guna, dan penyerahan arsip statis ke lembaga kearsipan.
Proses pemusnahan arsip universitas tidak dapat dilakukan dengan asal, harus mendapat izin dari Rektor, harus dihadiri oleh program studi yang memiliki arsip, dihadiri oleh kantor hukum, satuan audit, dan lain-lain. Pada dasarnya, proses pemusnahan arsip di lembaga manapun memang harus sesuai dengan kaidah-kaidah kearsipan beserta ketentuan peraturan perundang-undangan. Jika suatu lembaga melakukan pemusnahan arsip dengan tidak mematuhi pedoman yang telah ditetapkan, maka proses pemusnahan tersebut dapat dikatakan tidak sah atau ilegal dan bahkan akan mendapatkan ancaman hukuman pidana karena pemusnahan arsip sama saja dengan pemusnahan alat bukti. Apalagi ketika arsipnya dibutuhkan kembali, tetapi tidak dapat dikembalikan lagi. Hukuman pidana yang dimaksud tertera dalam Undang-undang Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan, khususnya pada Pasal 86.yang berbunyi, “setiap orang dengan sengaja memusnahkan arsip diluar prosedur yang benar sebagaimana dimaksud dalam pasal 51 ayat (2) akan dipidana dengan pidana paling lama 10 (sepuluh) tahun dan denda paling banyak Rp 500.000.000,00 (lima ratus juta rupiah).”
Berdasarkan Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan dan Peraturan Pemerintah Nomor 28 Tahun 2012 tentang Pelaksanaan Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan, suatu instansi termasuk Perguruan Tinggi wajib untuk memiliki Lembaga Kearsipan yang bertugas dan bertanggung jawab di bidang pembinaan pengelolaan arsip dinamis dan pengelolaan arsip statis. Kearsipan Universitas Siliwangi adalah Lembaga Kearsipan Universitas Siliwangi yang mempunyai tugas dan tanggung jawab dalam penyelenggaraan kearsipan
Universitas. Struktur birokrasi Kearsipan di Universitas Siliwangi terdiri dari Unit Kearsipan I yang selanjutnya disingkat UK I adalah Biro Keuangan dan Umum dan Unit Kearsipan II yang selanjutnya disingkat UK II adalah Rektorat, Fakultas/Pascasarjana, Unit Penunjang Akademik, Lembaga, Badan Pengelola Usaha serta Unit Pengolah yang selanjutnya disingkat UP adalah Biro, Subbagian Umum, Program Studi, Unit Penunjang Akademik. Kondisi UK I , UK II dan UP yang luas dan terdesentralisasi (banyak fakultas dan unit kerja) membuat koordinasi pengelolaan arsip dari Unit Kearsipan Pusat ke Unit Pengolah menjadi kurang optimal padahal kegiatan Sosialisasi Keputusan Rektor No.2803 Tahun 2023 tentang Klasifikasi, Jadwal Retensi Arsip (JRA) dan Sistem Klasifikasi Keamanan dan Akses Arsip Dinamis (SKKAAD) telah dilaksanakan, Bimbingan Teknis terkait pengelolaan arsip telah diberikan kepada semua arsiparis, begitupula survey arsip ke semua unit sudah dilaksanakan.
Secara umum alur pemusnahan arsip yang bisa diterapkan di Universitas Siliwangi dimulai dari usulan Unit Pengolah, verifikasi oleh Unit Kearsipan, penilaian oleh Panitia Penilai Arsip, pengajuan oleh Unit Kearsipan I, persetujuan Rektor, pelaksanaan pemusnahan, hingga penyusunan Berita Acara dan Daftar Arsip yang Dimusnahkan. Pemusnahan arsip bukan sekadar kegiatan menghilangkan arsip yang sudah tidak digunakan, tetapi merupakan proses penyusutan arsip yang harus dilaksanakan secara sistematis, terukur, dan dapat dipertanggungjawabkan. Pelibatan Unit Pengolah, Unit Kearsipan, Panitia Penilai Arsip, dan Rektor dalam setiap tahapan menunjukkan adanya mekanisme pengendalian internal yang menjamin bahwa tidak ada arsip yang dimusnahkan tanpa melalui proses penilaian yang memadai. Dengan begitu Universitas Siliwangi sebagai PTN-BLU dapat mewujudkan tata kelola kearsipan yang efektif, efisien, akuntabel, serta selaras dengan prinsip good university governance dan ketentuan peraturan perundang-undangan di bidang kearsipan.
Jika ingin melaksanakan kegiatan penyusutan arsip yang konsisten maka harus memahami pentingnya budaya sadar arsip. Di tengah dinamika kehidupan perguruan tinggi yang terus berkembang, arsip sering kali dipandang sebagai sesuatu yang sederhana dan tidak terlalu penting. Kesadaran untuk menjaga dan memelihara arsip tidak dapat hanya dibebankan kepada unit atau petugas kearsipan. Kearsipan merupakan tanggung jawab seluruh pegawai dan civitas akademika. Setiap tenaga kependidikan, dosen, pimpinan, mahasiswa, dan unsur lainnya yang menciptakan atau menerima dokumen memiliki peran dalam menjaga arsip sejak awal penciptaannya. Tenaga
kependidikan maupun tenaga pendidik memiliki peran penting dalam menciptakan, mengelola, menyimpan, dan menggunakan arsip dalam pelaksanaan tugas administrasi. Semua arsip memiliki nilai dan dapat menjadi informasi penting bagi individu maupun institusi. Namun, kesadaran arsip tidak cukup hanya diwujudkan melalui pemahaman. Kesadaran harus diwujudkan dalam tindakan nyata.
Oleh sebab itu, budaya sadar arsip harus menjadi bagian dari budaya kerja dan budaya akademik di Universitas Siliwangi. Setiap pegawai dan civitas akademika perlu menyadari bahwa arsip yang diciptakan hari ini mungkin akan menjadi informasi yang sangat penting di masa depan. Karena itu, sudah saatnya kita mengubah cara pandang terhadap arsip. Arsip bukan beban pekerjaan tambahan. Arsip adalah bagian yang tidak terpisahkan dari pelaksanaan tugas dan tanggung jawab kita. Ketertiban dalam mengelola arsip mencerminkan profesionalisme, integritas, dan akuntabilitas dalam bekerja. Mari kita mulai dari diri sendiri dan dari unit kerja masing-masing. Kearsipan bukan hanya tanggung jawab unit kearsipan. Kearsipan adalah tanggung jawab seluruh organisasi. Semakin baik arsip dikelola, semakin kuat pula akuntabilitas, keberlanjutan, dan memori kelembagaan Universitas Siliwangi.
penulis: Nurul Astria Apriliani, S.E.
Penelaah Kebijakan Teknis – Kearsipan Universitas Siliwangi
